إدارة الوقت

1. إدارة الوقت

إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي نقوم بها خلال الوقت المتاح لدينا و ذلك من خلال فرض سيطرتنا عليه

الوقت و إدارته خلال اليوم

2.مصادر تضييع الوقت

  • إما من العادات و القيم المكتسبة : تتكون لدينا طريقة في التعامل مع الوقت على حسب نظرة و تعامل أبوينا و الناس حولنا مع الوقت سواء إذا كانوا يرون ذلك مهم أو غير مهم (لكسر ذلك نحتاج إلى الإيمان بأهمية الوقت)
  • أو من النظرة السلبية للذات: نتيجة لبرمجتنا يتكون لنا معتقد بعدم قدرتنا على السيطرة على الوقت و التعامل معه  

3.كيف أدير وقتي بطريقة صحيحة

لا يوجد أسلوب واحد لتنظيم الوقت فكل شخص يختلف عن الآخر في يومه, و لكن يمكن اتباع بعض الخطوات و يطبقها كل شخص على حياته و بأسلوبه

1. أولا مرحلة التحضير لإدارة الوقت

1.1  قبل كل شيء حاول إدراك أهمية إدارة وقتك بطريقة صحيحة

 يمكن أن تستعين ببعض الأفكار لتعينك على ذلك
  •  أولا: لا يوجد شيء إسمه وقت فراغ فنحن دائما نقوم بشيء ما أثناء وقتنا إما مفيد أو غير ذلك
  • ثانيا: الدقائق تقاس برضا الله هناك دائما خير يمكن أن تقوم به فلا تحرم نفسك أجره بتضييع وقتك
  • ثالثا: الوقت يقدر دائما بثمن (هذا الثمن إما مال, صحة,رضا الله..)
  • أخيرا: خالط الناس التي لا تضيع وقتها حتى تدرك أهميته 

2.2  ثم قف مع نفسك وقفة تدبر

  • تأمل وضعك الحالي في الحياة و فكر في ما تريده
  • حاول أن تجعل لك أهدافا واضحة في الحياة
  • استعمل الكتابة و المفكرة اليومية حتى تعينك للوصول إلى أهدافك في الحياة
  • لا تثقل على نفسك و لا تحاول أن تكون مثاليا و اقترب من الواقع حتى تقترب من النجاح

2. بعد ذلك تبدأ مرحلة التخطيط لإدارة الوقت " كل ساعة تخطيط توفر أربع ساعات تنفيذ"

1.2 ابدأ بتحديد منحنى نشاطك

يختلف نشاط الشخص من فرد لآخر فهناك من يكون في قمة نشاطه صباحا و هناك العكس , الهدف من معرفة تغير نشاطك هو أن تعدل يومك على حسب نشاطك و أن تحاول تقليل الوقت الذي يتحكم فيه الآخرون لتوفير وقت متاح لك من أجل أهدافك الخاصة التي تحتاج منك أن تكون في قمة تركيزك
  • أولا حاول تحديد فترات نشاطك العالية و المنخفضة 
  • ثم قم بالأنشطة الفكرية التي تحتاج الى تركيز عندما يكون نشاطك عاليا .

2.2 ثم قم بفترة تشخيص

  •  قبل كل شيء لاحظ أين تقضي وقتك خلال مدة أسبوع ثم قسم العمل إلى ثلاث (عمل رسمي, علاقات اجتماعية و عمل شخصي ) في الحالات الطبيعية 25٪ لكل فئة بالإضافة للنوم
  • بعد ذلك دون كافة التفاصيل و الأعمال التي تقضي فيها وقتك و كم تستغرق من الوقت
  • ثم أحسب أين تقضي معظم وقتك، قد تستغرق عادة 15 دقيقة ساعات خلال الأسبوع (ضع جدول فيه ساعات اليوم ثم قسم كل ساعة إلى 15 دقيقة و قسم الأعمال على ذلك و لاحظ مقدار الوقت المهدر لكل عمل)
  • و أخيرا قم بتحليل الجدول و اختر أعمالا تعتقد أنها تاخذ أكثر من اللازم و خفف منها 

3.2   بعد ذلك أنجز جدول أعمال ليعينك على إدارة وقتك

هو عبارة عن قائمة الأعمال التي يجب إنجازها 
  • اتصالات عمل غير روتينية و تستطيع شطبها إذا فعلتها: كل ما له علاقة بعملك الخاص أو وظيفتك
  • اتصالات البيت أو اتصالات أخرى غير روتينية و ليس لها علاقة بالعمل (صديق لم تكلمه منذ مدة،موعد عند طبيب…)
  • كل ما له علاقة بالبيت من اصلاحات, أو ما له علاقة بالأطفال (نادي صحي, رياضة..)
  • أنشطة مع الأصحاب،انشطة ثقافية ،دورات, عرس…
  • الأمور المالية (دين ،أشياء يجب دفعها…)
  • العمل: أكتب كل الأعمال التي لديك ( اجتماعات, متابعات, دورات…)
 احمل هذه القائمة دائما معك بحيث تشطب شيئا تنجزه و تظيف عليها 
اتصالات عمل غير روتينية
اتصالات أخرى
البيت
الأمور المالية
الأنشطة
العمل
اتصال بصديق
.
.
.
اتصال بشركة
.
.
.
أخذ الأولاد لطبيب الأسنان
.
.
تسديد فاتورة الكهرباء
.
.
الذهاب للنادي الرياضي
.
.
اجتماع عمل
.
.
.
.

4.2 و في الأخير الجدول الزمني

هو جدول يكفي لأسبوعين أو شهر بحيث يبدأ التاريخ من أي يوم تختاره
    •  قسم الجدول إلى فترات (ثلاث أو أربع أو خمس فترات) على حسب اختيارك
    • قم بتسجيل أي شيء ثابت أسبوعيا و المواعيد التي لا تستطيع  التحكم بها
    • ثم ضع جدول الأعمال مع الجدول الزمني و اختار أعمال تقوم بعملها في اليوم التالي (بعضها و ليس كلها)
    • خطط لليوم التالي فقط حتى إذا لم تتمكن من عمل بعض الأعمال في نفس اليوم تقوم بعملها في اليوم الذي يليه (بهذه الطريقة حتى إذا حدث خلل في يومك تستطيع التخطيط للأيام التالية دون أن تفقد الأمل و بذلك تكون حياتك أكثر مرونة و متعة)
    • الاولويات: عندما تبدأ بالجدول الزمني اختر بالأولوية و ابدأ بأشياء تعتبرها الأهم في جدول أعمالك
الصباح
الظهر
المساء
السبت
.
.
قراءة كتاب
06:30-07:30سا
.
أتصال عمل
14-14:30سا
.
رياضة 18-17:30سا
.
.

3. أخيرا مرحلة تنفيذ خطة إدارة الوقت

1.3 نصائح تعينك على تنفيذ خطتك:

    • اجعل أهم أعمالك في أوقات ذروة نشاطك 
    • ابدأ بالمهام الصعبة و الأعمال الغير محببة
    • قلل من الأعمال الروتينية و أجلها إلى وقت أقل نشاطا
    • ضع ملفا خاصا للأعمال الروتينية و قم بإنجازها في الأوقات الضائعة من يومك (يقضي معظم الناس 25-30% في الأعمال الروتينية)
    • تخلص من كل ما ليس له ضرورة
    • التفويض الفعال  يساعدك في انتاج أكثر من مهمة في نفس الوقت
    • تنظيم مكان العمل:حافظ على تنظيم الحجرة، ضع على مكتبك فقط الأمور التي ستقوم بها،الاضاءة الجيدة فوق مكتبك
    • سلة المهملات:تخلص من اي شيء ليس له اهمية و لن تحتاجه
    • رتب خزانتك جيدا: رتب ملفاتك حسب الأهمية، ضع ملف للاشياء الهامة

2.3  احذر من لصوص الوقت “كل ما زادت لصوص الوقت قل تحكمك في وقتك”

    •  أكثر لصوص الوقت شهرة هو المماطلة والتأجيل
    • الخلط بين أهمية الأمور: عدم معرفة الأولويات بين الأكثر أهمية و الأقل أهمية
    • عدم التركيز في القيام بالشيء
    • عدم القدرة على قول لا و رفض الزيارات و المحادثات
    • المقاطعات المفاجئة تقطع التفكير الذهني و تأخذ  كثيرا من الوقت
    • المجهود المكرر
    • التخطيط الغير الواقعي كأن تعطي وقت أقل
    • عدم النظام , الأمور المبعثرة  و الإهمال
    • الإجتماعات الغير الفعالة
    • الإنتظار
    • الأوراق الكثيرة
    • التليفزيون و  مواقع التواصل الإجتماعي
تعلم كيف تقضي على التأجيل:
 التأجيل يخلق الأعذار , في أغلب الأحيان يكون سبب التأجيل عندما تحس أنك مرغم على فعل الشيئ، أو عدم توفر الحماس، أو الخوف من الفشل و السخرية, حتى تقضي عليه:
  • ضع وقت انهاء المهمة
  • خذ عهدا على نفسك
  • اعرف مهامك جيدا
  • ابدأ في العمل في الحين
  • انجز هذه المهام أولا
  • لا تنتظر حتى يتعدل مزاجك
  • واجه المهام الغير المحددة
  • جزء المهام الكبير ة و الصعبة
  • لا تتردد (تعلم وقت اتهاذ القرار و لا تنتظر أن تكون مثاليا، لا تخف من الخطأ, لا تقلق و شجع نفسك) 

3.3 المتابعة و التنفيذ في إدارة الوقت

  • تتمثل المراقبة في المقارنة بين ما تم تخطيطه و ما تم تنفيذه، بهدف الإستفادة من الإيجابيات و تجنب السلبيات و اقتراح مقترحات لعلاجها

4.فوائد إدارة الوقت

  • التحسن و الشعور بالراحة بشكل عام
  • يكون لك وقت أكبر للترفيه و العائلة و تطوير الذات
  • تحقيق الأحلام و الأهداف الشخصية
  • تحسين الإنتاجية على المستوى الشخصي و في العمل
  • التقليل من الضغوط في حياة العمل
  • تقليل عدد الأخطاء
  • السرعة في اتمام الأعمال
  • الحصول على فرص غير متوقعة و القدرة على اغتنامها
  • السيطرة على اليوم بسبب وجود تصور واضح لكامل اليوم

5.ملخص البرنامج اليومي لإدارة الوقت

  • خذ جدول و وزع الواجبات و الإلتزامات
  • نظم وقتك بما يناسبك و لا تقلد
  • احرص على أن لا يضيع أي شيء من وقتك
  • قم بالواجبات و الإلتزامات أولا ثم وزع الأمور الأقل أهمية
  • رتب البرناج كما ترتاح إليه لأن حسن توزيع العمل يكون بحسب توزيعه على الوقت المناسب
  • احرص على تقليل الوقت الذي تتحكم فيه الناس فكلما زاد الوقت الذي تتحكم فيه الناس قل الوقت المتاح لك و بالتالي أهدافك و انجازاتك تقل
لمعرفة مزيد من المعلومات اقرا كتاب ابراهبم الفقهي إدارة الوقت لإبراهيم الفقهي
اقرأ أيضا: طرق فعالة لتعلم اللغة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *